Microsoft 365のOutlookには、標準で50GBのメールボックス容量が付与されています。しかし、ビジネス用途で大量のメールをやり取りしていると、あっという間に容量がいっぱいになってしまうことも。
SEパパ「もう容量が足りない」と困っている方に向けて、Outlookのアーカイブ機能を活用して容量を増やす方法を紹介します！
目次
1. Outlookのアーカイブ機能とは？
Outlookのアーカイブ機能は、古いメールをメールボックスから別の保存場所に移動することで、使用容量を減らす仕組みです。**「削除せずに、過去のメールを保存しておける」**というのがポイント。
アーカイブの種類
- オンラインアーカイブ（Exchange Online Archive）
- Microsoft 365の特定プランで利用可能
- クラウド上に保存し、50GB以上の容量拡張が可能
- ローカルアーカイブ（PSTファイル）
- PCにメールを保存し、サーバーの使用容量を削減
- 手動で管理する必要あり
2. オンラインアーカイブを利用する方法
Microsoft 365の一部プラン（Enterprise E3/E5など）では、**「オンラインアーカイブ」**を利用することで、50GBのメールボックス容量を超えてもメールを保存できます。
設定手順
- 管理者がオンラインアーカイブを有効化する
- Microsoft 365管理センターにログイン
- [Exchange管理センター] → [受信者] → [メールボックス] を開く
- ユーザーを選択し、[アーカイブ] を有効化
- Outlookでアーカイブフォルダーを確認する
- Outlookを開き、フォルダー一覧を確認
- [オンラインアーカイブ] が追加されていることを確認
- 自動アーカイブルールを設定
- Outlookの [ファイル] → [オプション] → [詳細設定] を開く
- [自動アーカイブ設定] で、一定期間経過したメールをオンラインアーカイブへ移動するルールを作成
3. ローカルアーカイブ（PSTファイル）で管理する方法
オンラインアーカイブが利用できない場合は、ローカルにアーカイブを作成する方法もあります。
設定手順
- PSTファイルを作成する
- Outlookを開き、[ファイル] → [アカウント設定] → [データファイル] を開く
- [追加] を選択し、新規PSTファイルを作成
- メールをPSTに移動する
- メールを選択し、作成したPSTファイルにドラッグ＆ドロップ
- フォルダー単位で移動すると整理しやすい
- 自動アーカイブを設定する
- [ファイル] → [オプション] → [詳細設定] → [自動アーカイブ設定] を開く
- 「6か月以上前のメールをPSTへ移動」などのルールを作成
4. メールボックスを最適化して容量を確保する
アーカイブ以外にも、Outlookの容量を増やすためにできる対策があります。
すぐできる容量確保の方法
- 不要なメールを削除する
- 「ゴミ箱」や「送信済みアイテム」の整理
- 検索フォルダーを利用し、大容量のメールを見つけて削除
- 添付ファイルを削除・OneDriveへ移動
- 添付ファイルをOneDriveにアップロードし、メールから削除
- [メッセージの整理] 機能を活用
- 迷惑メールを定期的に削除
- フィルターを設定し、自動削除ルールを適用
5. Outlookのストレージ管理機能を活用
Microsoft 365では、**「ストレージ管理」**を使って、どのメールが容量を圧迫しているのか確認できます。
確認方法
- Outlookの [ファイル] → [ツール] → [メールボックスの整理] を開く
- 「メールボックスのサイズ表示」でフォルダーごとの使用量を確認
- 大容量フォルダーを見つけ、不要なメールを削除またはアーカイブ
まとめ
Outlookの容量が50GBしかない問題は、アーカイブ機能を活用することで解決できます。
- オンラインアーカイブ（特定プランで利用可能）を有効化すると、50GBを超えて保存可能
- ローカルアーカイブ（PSTファイル）を活用し、PCにメールを保存
- 不要なメールや添付ファイルを削除して、ストレージを最適化
- ストレージ管理機能で容量を圧迫しているメールをチェック
これらの方法を活用し、Outlookの容量不足から解放されましょう！
